Googleのスプレッドシートを使ってみよう!

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Googleスプレッドシートとは

Googleスプレッドシートとは、簡単に言えばGoogleが作った表計算ソフトです。みんな大好きExcel(エクセル)もマイクロソフトが作った表計算ソフトです。そもそも、「スプレッドシート」という言葉は表計算という意味ですね。まぁ極論ですがちょこっと使う分にはどちらも大差ないと言っていいかもしれません。

でも違いもありますので、Excelと比較しながらまずは違いについて見ていきましょう。

GoogleスプレッドシートとExcelの違い

1.関数や機能

全て同じではないですが、一般的に使われる関数についてはスプレッドシートもExcelも同じです。罫線を引いたり文字を大きくしたり、ピボットテーブルを使ったり、グラフを作ったり。使い勝手はそれぞれ特徴がりますが、基本的には同じと考えていいでしょう。

2.料金

GoogleスプレッドシートはGoogleのアカウントさえ持っていれば無料で使えます。Excelは会社などで使っているとあまり気にしないかもしれませんが有料のソフトですね。パソコンを買うときにもExcelを使えるようにするには追加の料金が必要です。

3.ファイルの共有

コレは大きな違いの一つです。Excelの場合はそれぞれのパソコンに入っているファイルを編集して使います。他人に渡すときはメールで送ったりしますよね。Googoleスプレッドシートは、そもそもファイル自体がクラウド上にあるので端末自体にはデータは置かれません。ファイルの共有をURLで行ったり、同じファイルを別々の場所から一緒に編集したりなど、クラウド上のファイルならではの共有や同時編集の機能が非常に優れています。万が一パソコンが壊れてしまってもデータが無くなることはないので安心感もありますね。

Googleスプレッドシートの使い方

それでは早速Googleスプレッドシートを使ってみましょう!

1.Googleドライブにログインする

まずは、Google Driveにログインしましょう!

必要なものは、「Googleのアカウント」だけです。ブラウザから次のURLでログイン画面に進みます。

ココ → https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/

個人で利用する方は、パーソナルの方のGoogleドライブにアクセスをクリックして下さい。

こんな画面になると思うので、自分のGoogleアカウントでログインして下さい。(アカウント無い方はここで作るとか出ると思います。全く同じか分かりませんが、とにかくGoogleのアカウントにログインする感じだとは思うのでログインしちゃって下さい!)

ログインすると、こんな感じになると思います。(なんかファイルがいくつか入ってますが、初めての方はなにも無いと思います。)

GoogleスプレッドシートはこのGoogleドライブの中で管理します。

2.新規でスプレッドシートを作成する

では、何はともあれ新しいGoogleスプレッドシートのファイルを作ってみましょう。

まずは、左上の方にある「+新規」のボタンを押して下さい。

次のように表示されると思いますので、「Googleスプレッドシート」の左側部分を押して下さい。※右側の「>」マークのところを押すと、「空白のスプレドシート」「テンプレートから」のメニューが追加で出てきます。そちらで選ぶ場合は「空白のスプレドシート」の方を押して下さい。

じゃん。新しいタブに次のようなスプレッドシートが出来ます。左上の「無題のスプレッドシート」というところが、Excelでいうファイル名です。ここを変更することでファイルの名前が変えられます。

これで完成です。

簡単な計算をしてみる

基本的なことはExcelと同じですが、簡単な計算だけやってみましょう。

A2セルに「10000」、B2セルに2000、C2セルに計算式の「=A2+B2」と入力します。

C2セルに「12000」が表示されます。Excelと一緒ですね。基本的な関数はほぼ同じなので、違和感なく使えると思います。セルの呼び方も同じです。

共有の方法

最後に、Googleスプレッドシートの大きな特徴といえる共有について説明します。Googleスプレッドシートは、データがクラウド上にあり、ブラウザからそのデータにアクセスすることで表計算を行います。デフォルトでは、Googleアカウントで管理されているため、自分のアカウントでしか編集は出来ませんが、「共有」という機能を使うことで他のアカウントでの編集が出来るようになります。

他にも共有の方法はありますが、まずは一番基本的なやり方です。右上にある「共有」ボタンで設定をします。押してみましょう。

「名前をつけて下さい」怒られましたね。。。名前をつけましょう。「サンプルデータ」と名前を変更して保存します。次のような画面に移ります。

現在の共有状態が表示されています。今は誰も共有していない状態なので、自分のアカウントだけが表示されているはずです。右側は権限の名前です。作った人はオーナーになります。なんでも出来る権限ですね。

「ユーザーやグループを追加」のボックスに、共有したい人のGmailアドレスを入れることで共有することが出来ます。

Gmailアドレスを入力すると、次のように権限を選ぶことが出来るようになります。

権限は3種類ですね。

閲覧者:見るだけです。編集は出来ません。

閲覧者(コメント可):見ることと、コメントすることが可能です。編集は出来ません。

編集者:編集が可能です。

共同作業をする場合は、編集者権限が必要です。

権限が決まったら、右下の「送信」で確定します。入力したGmailアドレスに、このスプレッドシートを共有した旨の招待メールが送られます。

スプレッドシートに戻り、上部にユーザーを追加した旨のメッセージが表示されます。共有ボタンを押して、共有状態を確認してみましょう。

先程追加した人が2行目に出てきていればOKです。

他にもオプションの設定はありますが、基本的にはこれでOKです。

ちなみに、このスプレッドシートへアクセスするためのURLは、「リンクを取得」ボタンから取得出来ます。

このURLにアクセスすることで、先程共有したアカウントでアクセスした場合は編集が出来るようになります。

ちなみに上の図の、「制限付き」を押すと、メニューが出てきて、「リンクを知っている全員」に変更することが出来ます。これは、先程のようにアカウント指定での共有ではなく、このスプレッドシートのURLを知っている人(つまりアクセスした全員)に権限を与える方法です。セキュリティ上はあまり好ましくないかと思いますが、アカウントが分からない人に共有したり、不特定多数の人に共有する場合は便利です。

このようにGoogleスプレッドシートでは、Excelでは難しい同時編集や共有を簡単に行うことが出来ます。

まとめ

テレワークが増える今の時代では非常に便利な機能ですね!Googleスプレッドシートには、他にもExcelには無い便利な機能が沢山あります。これからどんどん紹介していきたいと思いますのでお楽しみに!