【Googleスプレッドシート | フィルター】EXCELのフィルター機能との違いとEXCELには無い便利機能!

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フィルター機能で絞り込み

EXCELなど表計算ソフトではお馴染みのフィルター機能。もちろんGoogleスプレッドシートにも搭載されてますが、EXCELとちょっと使い方が違うところがあるので、EXCELに慣れてる方には「むむっ!」ってなるところがあります笑

ということで、今回は"Googleスプレッドシートのフィルターの使い方"について紹介します!

フィルターのかけ方

まずはフィルター機能のかけ方です。次のサンプルを用意しました。

国が出している人口推計のデータです。

6行目が見出しで、7行目からがデータになっています。

それではフィルターをかけましょう。

フィルターの場所

フィルターは、「データ」タブの「フィルターを作成」でかけることが出来ます。

フィルターのかけ方

フィルターをかけるのはとっても簡単です。まず、フィルターをかけたい表の中に、アクティブセルを持っていきます。

そして、「データ」タブ→「フィルタを作成」

これだけです。

いい具合の範囲に自動でフィルタをかけてくれます。

フィルターでの絞り込み

フィルターがかかっている表は、並べ替えや絞り込みが出来ます。見出しごとに設定することが可能です。

設定は、各見出しのセルの右側の「▽」ボタンを押すとメニューが表示されます。

並べ替え

メニューの上2つ

  • A→Zで並べ替え
  • Z→Aで並べ替え

をクリックすると、それぞれ昇順(A→Z)、降順(Z→A)で並べ変わります。

「人口種別」欄で「Z→Aで並べ替え(降順)」で並べ替えます。

「人口種別」欄で「▽」を押してメニューを出し、「Z→Aで並べ替え」を押すと、「日本人人口」→「総人口」の順に並べ変わります。同じフィルターにかかっている別の列も一緒に並べ変わります。

簡単ですね。

ちなみに、セルの背景色(塗りつぶしの色)やテキストの色でも並べ替えが出来ます。

絞り込み

次に絞り込みです。次のような絞り込みに関するメニューがあります。

  • 色でフィルタ
  • 条件でフィルタ
  • 値でフィルタ

それぞれ確認しましょう。

色でフィルタ

分かりやすいように、サンプルに色を付けました。

「人口種別」列でフィルタメニューを表示して「色フィルタ」の上にマウスを持っていくと次のように下位メニューが表示されますので、絞り込みたい色を選んでクリックしてください。

試しに「明るいコーンフラワーブルー2」をクリックします。

「明るいコーンフラワーブルー2」で塗りつぶされているセルだけで絞り込みが出来ます。

値でフィルタ

条件でフィルタの前に「値でフィルタ」を説明します。

検索ボックスのようなものと、選択した列の重複を除いた値の候補が出ています。

候補は、チェックをつけるかどうかで絞り込みが出来ます。

「日本人人口」だけにチェックを入れて、下の「OK」ボタンをおします。

動画のように、チェックされているものだけで絞り込みが出来ます。

問題は、上の検索ボックスです。

EXCELを使い慣れているひとは、ここにあいまい検索でキーワードを入れてヒットするものだけで絞り込んだりすると思うのですが、

これが超イケてない!!

EXCELの場合は、検索ボックスにキーワード入れてサクッとOKすれば、絞込めると思うんですが、スプレッドシートの場合は検索ボックスにキーワード入れると、候補が出てくるんですが、それでOKしても絞り込まれません。。。

ここで出てきた状態は、これだけにチェックが履いている状態ではなく、検索にヒットした候補が表示されているだけで、見えない他の候補もチェックが入った状態であることに変わりないんですよね。

正しく動作させるには、

  1. まず、一旦全てのチェックを外す
  2. ボックスで絞り込んで表示させる
  3. 表示された項目を、ポチポチ地道にチェックするか、全て選択でチェックする
  4. OKボタンで確定する

なんかイケてないです。

僕も、最初はバグってんのか??って思いましたが、そういう仕様だとのことです。。。

どちらが良いかは、分かりませんが、先程、飛ばした「条件でフィルタ」でもあいまい検索が可能です。

条件でフィルタ

メニューの「条件でフィルタ」をクリックすると、ドロップダウンで更に詳細の項目が出てきます。沢山あるし読んだままの条件なので全部はやりませんが、ここの「次を含むテキスト」を選択することで、あいまい検索が出来ます。到達するのにクリック数が多いので面倒ですが仕方ありません。

「都道府県」の列であいまい検索だけやってみます。

メニューで「次を含むテキスト」を選ぶと、下にボックスが出てきます。

試しに「愛」と入力して「OK」ボタンを押します。

「愛」を含む県名だけで絞り込みが出来ました。他の項目も同じような感じです!

ちなみにここでも注意が必要です。

この「条件でフィルタ」は、「値でフィルタ」のチェックが入ってるものの中で絞りこみます。

「値でフィルタ」で既に絞り込みがかかってしまっていると、絞り込んだ中から条件に一致するものを表示します。

例えば次のような状況です。

「値フィルタ」で絞り込んだ後、全てチェックし直さないと「条件でフィルタ」に影響してしまってますね。

便利機能

ちょっと悪口ばかりになってしまいましたが、Googleスプレッドシートのフィルターには、EXCELには無い良いこともあります!

それが、「フィルタ表示の保存機能」です。

フィルタ機能を使うときって、色々なパターンで絞り込みを行いますよね?

EXCELだと次の絞り込み条件に変更した後、元に戻すにはもう一度元のフィルター条件を設定し直す必要がります。

スプレッドシートのフィルターには、「一度設定した条件を保存しておく」という神機能が存在します!

次の図の場所です。

例えば、「愛」が入った県名をフィルタして、ここで保存します。条件でフィルタで設定します。

「OK」ボタンを押して、絞り込まれた状態で「フィルタ表示で保存」を押します。

スプレッドシートの周りにカッコいい枠が出てきます。

左上に「名前」というところがあって「フィルタ1」とありますが、これがフィルタ表示の保存名になります。

ここで、直接変更するか、右上の歯車マークからも変更することが出来ます。

分かりやすく、「愛の付く県」と変更します。

これで、保存されていますので、一旦右上の「✕」マークで閉じてください。

閉じると表示が元に戻ります。

かけているフィルタを解除します。

元に戻りましたね。

それでは、保存したフィルタ表示の呼び出し方ですが、保存した時と同じ場所です。

「データ」タブ→「フィルタ表示」にマウスを持っていくと、先程保存した「愛の付く県」が出てきます。

これをクリックすると、保存したフィルタの絞り込み状態が再現されます。

この条件を削除したい場合は、右上の「歯車マーク」から削除が出来ます。

複雑な条件で絞り込んだ状態でも、この機能で保存することで一瞬で再現することが出来ます!超便利ですね^_^

まとめ

Googleスプレッドシートのフィルター機能を紹介しました。EXCELと比べると悪いところもありますが、良いところもあって個性を感じますね!