EXCEL データの入力規則

スポンサーリンク

セルに入力出来る値を制限したり、データの入力を補助してくれる「データの入力規則」

データの入力規則

複数の人に配布して、データを入力してもらい、集計する。EXCELを使ってする業務にはそんな場面も沢山あります。でも、返って来たEXCELファイルを開けてみて愕然。。。みんな好き放題入れやがって!!そんな経験ありませんか?データの入力規則という機能を使えば、そんないらだちを回避できます!

使い方

こんなシートを用意しました。

スタッフを募集する際に、現場担当者から必要な職種と時給や時間帯を確認するための簡易な調査シートです。

例えば、何も考えずにこのままメールで添付して送るとします。こんな感じで返ってくるんではないでしょうか?

店によって、入力方法がバラバラです。2店舗だけでもこれでは、複数店舗あったらもっと色々な書き方が出てくるでしょう。そんな状態では集計するのに、書き方をあわせたりするなど、一苦労ですね。。。

あらかじめ「入力規則」によって入力内容を制限することで、集計作業を楽にしましょう!まずは、職種項目をプルダウンで選べるように、入力規則を設定していきます。

まずは、設定したいセルを選択します。今回は職種項目の欄に設定したいので、A5からA11までを選択しておきます。

次に、データタブの「データの入力規則」をクリックします。

このような設定画面が表示されますので、設定タブの「入力値の種類」のプルダウンをクリックして表示させて下さい。

今回は、職種をプルダウンリストに設定したいので、「リスト」を選択して下さい。

次の画像の様な表示になりますので、赤で囲ったボックスにプルダウンのリストを設定していきます。(ワークシート上にリストを設定することもできますが、今回はこちらの方法で行います。)

選択の候補としたい文字列を、半角のカンマ(,)でつなげて入力していきます。今回は、「ホール」「キッチン」「洗い場」という選択肢を設定してみます。ホール,キッチン,洗い場」と入力して下さい。

OKボタンをクリックすると、選択したセルにプルダウンリストが設定されます。

※ちなみに、別の場所に設定した範囲を選択することでリストを表示させることも出来ます。

デフォルトでは、リストを設定した時に、リストの選択肢以外の入力は出来なくなっています。試しに、「あいう」と入力してみましょう。リスト以外のデータを入力しようとすると、次のようなメッセージが表示されます。

「この値は、このセルに定義されているデータ入力規則の制限を満たしていません。」と、エクセルに怒られます。このように選択肢以外の入力を制限することができます。この設定は、制限の程度やメッセージなどをを変更することも可能です。少し戻って、再度「データの入力規則」の設定を開いて、「エラーメッセージ」タブを選択して下さい。このタブが設定の画面になります。

①の「無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する(S)」にチェックが入っていますね。ここにチェックが入っていると無効なデータが入力された時にメッセージを表示させることができます。②の「スタイル(Y):」の部分が、無効なデータの入力をした後の挙動をどうするかの設定です。次の3つの選択肢があります。

停止…入力ができません。決定もさせてもらえません。

注意…制限を満たして無いけど行くの??みたいなメッセージが出ますが、行く!(はい)とすれば、入力できます。

情報…制限満たしてないよ?って言われるだけです。

ということで、状況によっては変更した方がいいかもしれませんが、今回は「停止」で他の入力は許さないことにしておきます。(ちなみに、「スタイル(Y):」の右の「タイトル(I):」と「エラー メッセージ(E):」の部分で、エラーメッセージを変更する事もできます。)

次に時給欄を、数字の入力だけしか出来ないように設定していきましょう。募集職種欄と同じように、①時給欄のデータの入力規則を設定したいセル(B5からB11)を選択して、②データタブの「データの入力規則」をクリックして下さい。今回は、③入力値の種類を「整数」で設定していきます。(時給は整数で設定して欲しいため)

整数の条件を設定する表示に変わります。

「データ(D):」のプルダウンを表示させて下さい。今回の整数の入力制限の詳細の設定条件を選ぶことができます。

今回は、時給の設定なのでマイナスになったりすることはありません。次の値より大きいを選択します。

「最小値(M):」のボックスで、入力出来る最小の値を設定します。条件は「次の値より大きい」なので、入力した数字は含まれませんのでご注意下さい。今回はプラスの値にしたいので「0」よりい大きいで、「0」を入力します。

OKボタンを押すと、選択していたセルに入力規則が設定されています。動画にあるように、0やマイナスの数字は入力することができなくなっています。

動画(42秒)

次に勤務開始時間、終了時間を、時間形式に制限しましょう。これまでと同じように、データの入力規則から「入力の種類(A):」を時刻に設定して下さい。「整数」を選んだ時と同じような選択肢が出てきますが、「次の値の間」を選びます。(適宜変更して下さい)

「開始時刻(S):」に「9:00」を、「終了時刻(N):」に「23:00」を入力します。OKボタンを押すと、選択したセルの範囲は、9:00~23:00の時刻しか入力することができなくなります。

動画で確認してみましょう。

動画(50秒)

これで完成です。

まとめ

データの入力規則によって、入力を選択式にしたり、制限をかけることによって、集計しやすくしたり、見やすくする事が可能です。いろんな場面で使える機能なのでしっかりマスターしましょう!